Politique de protection des données personnelles du portail du programme d'accès contrôlé

UCB SA et ses sociétés affiliéés respectent votre vie privée et reconnaissent votre besoin de protection et de gestion appropriées de vos Données Personnelles.

L'objectif de cette politique de protection des données personnelles (la "Politique de Protection des Données") est de vous informer :

sur la manière dont vos Données Personnelles sont collectées et traitées lorsque vous visitez le portail du programme d'accès contrôlé ("PAC") d’UCB, lorsque que vous générez votre numéro d'identification unique PAC ("N°PAC"), lorsque que vous vous enregistrez sur le portail PAC ;
de la manière dont nous utilisons ces Données Personnelles ;
des choix et des droits dont vous disposez concernant notre utilisation de vos Données Personnelles, et
de votre capacité à les consulter et à les modifier.

Responsable de traitement des données

Pour le traitement de vos Données Personnelles tel que décrit dans la présente Politique de Protection des Données, le responsable du traitement au sens du Règlement UE 20016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD ») et de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’Informatique, aux Fichiers et aux Libertés, modifiée (ci-après « Loi Informatique et Libertés) (collectivement, la « Réglementation ») est UCB Pharma SA (France) (" UCB ", " nous ", " notre ").

Si vous avez des questions ou des suggestions concernant la protection des données, ou pour exercer vos droits, vous êtes invité à contacter UCB aux coordonnées indiquées à la fin de la présente Politique de Protection des Données.

Données personnelles que nous collectons

Aux fins de la présente Politique de Protection des Données, les "Données Personnelles" désignent toute information permettant de vous identifier directement (par exemple nom/prénom) ou indirectement (par exemple numéro de téléphone, numéro RPPS).

Le type de Données Personnelles que nous pouvons traiter par l'intermédiaire du portail PAC comprend les informations que vous nous fournissez et celles que nous recueillons automatiquement lorsque vous utilisez le portail PAC.

Vous êtes entièrement libre de fournir ou non ces données personnelles. Mais si vous choisissez de ne pas fournir ces données personnelles, vous ne pourrez pas obtenir de N° PAC.

Nous pouvons également combiner les données personnelles vous concernant collectées par le biais du portail PAC avec des données personnelles que nous avons collectées hors ligne à partir de sources publiques disponibles ou qui nous ont été fournies par des tiers. Les données personnelles que nous traitons à votre sujet comprennent :

Des informations personnelles et professionnelles, telles que votre prénom, votre nom de famille, votre langue, votre domaine de spécialité et votre numéro RPPS ;
Les coordonnées de l'entreprise, telle que l'adresse postale, le pays, le lieu, le nom de l'hôpital, l'adresse électronique ;
Des informations sur votre profil, tel que votre nom d'utilisateur et votre mot de passe ;
Les informations personnelles nécessaires à la mise en œuvre du PAC, telles que l'identifiant PAC, le statut PAC, le N° de certificat PAC, la date de réalisation de la formation sur le matériel éducationnel et la date d'expiration du PAC ;
Des informations d'utilisation, telles que des informations sur la façon dont vous utilisez le portail PAC et d'autres données d'utilisation qui seront utilisées conformément à la politique en matière de cookies .

Il existe également des situations (décrites au paragraphe « Comment nous utilisons les données personnelles que nous collectons » ci-après) dans lesquelles nous pouvons être amenés à vous contacter pour nous conformer à une exigence légale ou poursuivre un intérêt légitime, par exemple pour gérer une déviation de processus, effectuer un suivi de formation sur le matériel éducationnel du PAC ou d'autres informations sur la sécurité, et gérer les événements indésirables.

Cookies

Lorsque vous utilisez le portail PAC, nous sommes susceptibles de stocker des cookies sur votre ordinateur afin de faciliter votre utilisation du portail PAC. Nos cookies stockent et parfois suivent des informations, qui peuvent inclure des Données Personnelles, vous concernant. Pour en savoir plus sur notre utilisation des cookies, veuillez consulter la politique en matière de cookies.

Comment nous utilisons les données personnelles que nous collectons

Nous collectons et traitons vos Données Personnelles aux fins et sur les bases juridiques identifiées ci-dessous :

Identification et validation : Nous utilisons vos coordonnées personnelles et professionnelles (y compris votre adresse électronique) pour vérifier votre déclaration d’identité lorsque vous suivez les étapes du portail PAC pour générer votre identifiant PAC et pour sécuriser vos Données Personnelles.

La base légale est notre intérêt légitime. En effet, il est dans notre intérêt commercial légitime d'authentifier l'identité des utilisateurs du portail PAC, afin d'être sûrs de fournir des informations aux adresses prévues, de garantir et de documenter la conformité à nos obligations réglementaires, et de protéger la confidentialité et la sécurité de nos systèmes.
Mise en place du PAC : Nous traitons vos coordonnées personnelles et professionnelles (y compris votre adresse électronique) pour vous fournir l'identifiant PAC, le certificat PAC et le tampon avec votre N° PAC.

La base légale est notre intérêt légitime.

Nous effectuons ce traitement pour poursuivre nos intérêts commerciaux légitimes, afin de générer et de stocker ces informations dans le portail PAC pour que vous puissiez les obtenir chaque fois que vous visitez le portail PAC, pour garantir et documenter le respect de nos obligations réglementaires, et pour gérer les problèmes et les plaintes liés à la chaîne d'approvisionnement.
Inscription au portail PAC : Nous traitons vos Données personnelles et les informations de votre profil si vous décidez de vous inscrire au portail PAC afin d'accélérer la récupération de votre identifiant et de votre certificat PAC et de gérer vos identifiants d'utilisateur.

Dans ce cas, vos Données Personnelles sont traitées pour l’exécution du contrat qui nous unis et de ses mesures précontractuelles. Afin de garantir un accès sécurisé à notre portail PAC pour les utilisateurs enregistrés. Vous aurez la possibilité d'annuler votre inscription à tout moment, mais il se peut que nous devions conserver certaines données personnelles vous concernant en raison de nos intérêts légitimes à vérifier et à maintenir le processus PAC, à accéder à des ordonnances judiciaires et à nous conformer aux demandes des autorités réglementaires.
Communiquer avec vous : Nous traitons vos Données personnelles (y compris votre adresse e-mail) pour communiquer avec vous, par exemple si vous nous posez des questions ou si nous devons vous fournir des informations importantes sur la sécurité.

La base légale du traitement est notre intérêt légitime.

Il est dans notre intérêt commercial légitime de pouvoir vous fournir des réponses appropriées, de vous envoyer du matériel éducationnel supplémentaire et de permettre à nos équipes sur le terrain de vous contacter en relation avec le PAC pour délivrer ou mettre à jour la formation ou gérer les questions liées à la chaîne d'approvisionnement, si nécessaire à des fins opérationnelles et pour assurer et documenter la conformité avec nos obligations réglementaires.
Exercice de nos droits : Nous traitons vos Données Personnelles afin d’exercer nos droits lorsque cela est nécessaire, par exemple afin de détecter, prévenir et répondre à des allégations de fraude, des allégations de violation de droits de propriété intellectuelle ou toute autre violation du droit applicable ou encore une mauvaise utilisation du portail PAC.

La base légale est notre intérêt légitime.
Respect des obligations légales : nous traitons vos Données personnelles afin de nous conformer à nos exigences légales ou réglementaires, par exemple en ce qui concerne la sécurité de nos produits, la gestion des événements indésirables et les obligations de déclaration aux autorités réglementaires nationales, européennes et internationales.

La base légale est le respect d’une obligation légale.

Divulgations à des tiers

Nous pouvons être amenés à divulguer vos Données Personnelles à des tiers dans le cadre du PAC ou à des prestataires de services qui agissent pour ou en notre nom, pour un traitement conforme aux finalités pour lesquelles les Données Personnelles ont été initialement collectées.

Les catégories de destinataires des données personnelles peuvent comprendre :

Les sociétés du groupe UCB
Nos sous-traitants : prestataires de services externes auxquels nous faisons appel pour mettre en œuvre, gérer et surveiller le PAC et le portail PAC. Ces sous-traitants peuvent utiliser les données personnelles exclusivement sur nos instructions et sur la base des accords de traitement des données requis ;
Autorités publiques et administratives : organismes réglementaires et gouvernementaux, tels que les autorités réglementaires nationales et internationales, les institutions publiques, les procureurs, les tribunaux ; et
Les acquéreurs potentiels et autres parties prenantes en cas de fusion, d'opération de restructuration juridique telle qu'une acquisition, une coentreprise, une cession, une scission ou un désinvestissement.

Nous partagerons vos Données Personnelles avec les destinataires externes susmentionnés en dehors de notre organisation uniquement dans la mesure où cela est (i) nécessaire à la finalité du traitement et à un intérêt commercial légitime, (ii) requis par une obligation légale ou réglementaire, ou (iii) légitimé par votre consentement préalable. Pour plus d'informations sur les destinataires de vos Données Personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous à la fin de la présente Politique de Protection des Données..

Transferts internationaux de données

Si nous transférons des Données Personnelles à un destinataire dans un pays tiers qui peut ne pas fournir le même niveau de protection que celui fourni par la Réglementation , alors nous nous assurerons, avant le transfert, qu'il existe un instrument juridique alternatif fournissant des garanties suffisantes pour vos Données Personnelles, par exemple en concluant des clauses contractuelles types pour le transfert de Données Personnelles, telles qu'approuvées par la Commission européenne (voir Art. 46 GDPR).

Dans le cas et dans la mesure où vos Données personnelles seront transférées vers des pays tiers en dehors de l'Espace économique européen, nous conclurons des clauses contractuelles types de l'UE avec le tiers concerné et mettrons en œuvre des garanties supplémentaires appropriées afin que vos Données personnelles puissent être protégées de manière adéquate, comme l'exigent les lois européennes sur la protection des données. Lorsque nous ne sommes pas en mesure de fournir des garanties suffisantes pour le respect de la vie privée et la confidentialité de vos Données personnelles, nous vous demanderons votre consentement avant de transférer ces Données personnelles vers un pays tiers.

Pour plus d'informations sur les destinataires de vos Données Personnelles et les mesures de protection appropriées en place, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées dans la présente Politique de Protection des Données..

Enfants

Afin de respecter la vie privée en ligne des enfants, nous ne collectons pas, ne conservons pas et ne traitons pas sciemment les données personnelles soumises par des enfants de moins de 16 ans. Si vous avez un enfant de moins de 16 ans qui, selon vous, pourrait nous avoir fourni des données personnelles, veuillez nous envoyer un e-mail à dataprivacyfrance@ucb.com et nous les supprimerons rapidement.

Conservation des données

Nous conservons vos Données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour l'objectif collecté, conformément à notre politique de conservation des données, qui définit les périodes de conservation des données requises ou autorisées par la loi applicable. Nous conserverons également vos Données personnelles plus longtemps si cela s'avère nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales et pour résoudre des litiges, faire appliquer nos accords et enquêter ou nous défendre contre des réclamations légales potentielles. Pour plus d'informations sur les périodes de conservation des données applicables, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées dans la présente Politique de Protection des Données..

Vos droits

Conformément à la Réglementation, vous disposez de certains droits concernant les Données personnelles que nous détenons à votre sujet. Il s'agit :

D’un droit à l’information ;
D’un droit d’accès à vos Données Personnelles ;
D’un droit de rectification ;
D’un droit d’opposition ;
D’un droit à l’effacement ;
D’un droit de solliciter une limitation du traitement ;
D’un droit à la portabilité ;
D’un droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Ces droits peuvent être exercés auprès du délégué à la protection des données d’UCB dont les coordonnées sont indiquées ci-après.

Vous disposez également d’un droit de définir vos directives générales relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès, qui peuvent être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL, et de directives particulières qui peuvent être enregistrées auprès du délégué à la protection des données d’UCB dont les coordonnées sont indiquées ci-après.

Ces droits s’exercent sous réserve des conditions applicables énoncées dans le RGPD et des lois locales applicables en matière de protection des données.

Lorsque le traitement de vos Données personnelles est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la légalité du traitement fondé sur votre consentement avant son retrait. Si vous retirez votre consentement, nous pourrions encore avoir besoin de traiter certaines Données personnelles vous concernant pour nous conformer à une obligation légale ou pour poursuivre un intérêt commercial légitime.

Vous avez en outre le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière et conformément au droit applicable, à tout traitement de vos Données personnelles fondé sur le motif que le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons.

Nous nous engageons à travailler avec vous pour obtenir une résolution équitable de toute plainte ou préoccupation concernant la vie privée. Vous avez en tout cas le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de contrôle de la protection des données compétente pour votre lieu de résidence ou le lieu de l'infraction présumée.

Informations de contact

Les questions ou commentaires concernant cette Politique doivent être soumis par courriel à : dataprivacyfrance@ucb.com ou par courrier à UCB Pharma SA – à l’att. du délégué à la protection des données : 420, rue d’Estienne d’Orves – 92705 Colombes Cedex.
UCB a désigné un délégué à la protection des données afin de veiller au respect de la Réglementation et des règles décrites au sein de la présente Politique de Protection des Données.
Le délégué à la protection des données est joignable par mail à l’adresse suivante : dataprivacyfrance@ucb.com.

Modifications de la présente Politique de Protection des Données

Nous pouvons modifier ou mettre à jour cette Politique de Protection des Données de temps à autre. Si nous apportons des révisions qui modifient de manière substantielle la façon dont nous traitons vos Données Personnelles, nous prendrons des mesures pour vous informer préalablement à la mise en œuvre des changements. Un avis sera publié sur le portail PAC chaque fois que la présente Politique de Protection des Données sera modifiée de manière substantielle.

En vigueur à partir du November 2023.